1. Analiza rynku i planowanie strategiczne
  2. Jak założyć firmę? (CEIDG, PKD, NIP, REGON, US, ZUS, księgowość, pieczątka)
  3. Jak pozyskać dofinansowanie (UP / EU / pożyczka)?
  4. Zatrudnienie pracownika
  5. Jak zorganizować pracę w biurze?
  6. Jak zarządzać projektem?
  7. Ocena czasu pracy
  8. Jak utrzymać klienta

    W opracowaniu:

    9. Jak pozyskać pierwszego klienta?
    11. Wzory umów, dokumentów, wniosków itd.
    12. Jak uzyskać pierwsze pozwolenie na budowę?
    13. Gdzie szukać wsparcia?

1. Od pomysłu do realizacji

Jak przejść od pomysłu do biznesu? Wystarczy kilka kroków:

  1. POMYSŁ
  2. ANALIZA RYNKU
  3. PLANOWANIE STRATEGICZNE
  4. REALIZACJA

Na końcu należy zadbać o bieżący nadzór nad realizacją i kontrolę. Niby takie proste, ale...

Czy to się opłaca?

Zalety prowadzenia własnej firmy są oczywiste. Pierwsza: sami się nie zwolnimy? Nie grozi nam także konieczność znoszenia humorów szefa albo oglądania twarzy niekoniecznie lubianych współpracowników. No i oczywiście sami sobie wyznaczamy cele i zadania oraz regulujemy intensywność pracy, jej czas czy miejsce.

Takie wyjście jest idealne szczególnie dla osób zdyscyplinowanych, przedsiębiorczych, ambitnych i tych, którzy wiedzą, czego chcą, oraz potrafią konsekwentnie dążyć do celu.

Są jednak i minusy. Z własnej firmy nie da się wyjść, zamknąć za sobą drzwi i nie myśleć, nie martwić się o nic. Często pracuje się na okrągło, bez względu na dzień tygodnia i porę dnia, bez urlopu latami. Przy braku umiejętności oddzielania spraw zawodowych od prywatnych grozi to chronicznym niedoborem czasu na obu płaszczyznach, frustracją i stresem.

powrót do spisu treści >>


 

2. Jak założyć firmę

Zanim założymy własną działalność musimy przebrnąć przez ciąg pewnych procedur:

  • firma.gov.pl
  • Urzad Skarbowy
  • ZUS
  • Biuro księgowe
  • Pieczątka
  • Konto bankowe
  • Państwowa Inspekcja Pracy i Sanepid

 

firma.gov.pl

Mimo, że wprowadzane są wciąż nowe udogodnienia, to i tak startujący przedsiębiorca musi odwiedzić kilka miejsc i to w odpowiedniej kolejności rozpoczynając swoją działalność gospodarczą.

Zaczynamy od wpisania w przeglądarkę internetową adresu firma.gov.pl i wypełnienia na niej formularza CEIDG (wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).

Wpis do Ewidencji jest jednocześnie wnioskiem o nadanie numeru REGON, nadanie lub wskazanie numeru NIP i wybór formy opodatkowania oraz zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeniowych dla ZUS (płatnika, czyli osoby opłacającej swoją składkę, jak i składki swoich pracowników).

W formularzu należy podać rodzaj wykonywanej działalności. W tym celu stworzona została Polska Klasyfikacja Działalności, która zawiera spis czynności, jakie może wykonywać przedsiębiorstwo. Do formularza CEIDG wpisuje się jedynie numery wybranych czynności (więcej o PKD w odpowiednim miejscu tej strony). Nie obowiązuje żaden limit ilości podawanych numerów PKD.

Tym samym formularzem zgłasza się również wszelkie zmiany z zakresu podawanych informacji. Na ten obowiązek posiada się 7 dni od ich zaistnienia.

Uwaga.

Jeżeli rejestrując firmę nie posiadamy jeszcze REGON-u i/lub NIP-u, to po jego otrzymaniu nie musimy aktualizować danych w systemie CEIDG, bo pojawiają się one tam automatycznie po ich nadaniu.

W przypadku wspólników spółki cywilnej – każdy z nich musi osobno złożyć wniosek CEIDG.

 

Urząd Skarbowy

Numer NIP pozostaje niezmieniony – nasz osobisty numer staje się numerem firmy w momencie jej powstania. Jeżeli dotąd nie posiadało się NIP-u, to został on nadany przy realizacji przez Ministerstwo naszego wniosku CEIDG. Aby go poznać, najprościej jest wyszukać nasz wpis korzystając z wyszukiwarki przedsiębiorców. Każdy wpis powinien tam pojawić się najpóźniej w 3 dni od podpisania wniosku CEIDG, a najczęściej jest już następnego dnia.

Jeśli zakładamy spółkę, to należy w Urzędzie złożyć druk NIP-2 oraz NIP D.

Należy zdecydować, czy zamierza się być podatnikiem VAT. Wypełnić należy niezbędnie w takim przypadku formularza VAT-R.

 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Przedsiębiorca w ZUS-ie posiada podwójną osobowość. Występuje on jednocześnie jako tak zwany Płatnik, czyli osoba wpłacająca składki (za swoich pracowników i siebie samego) oraz jako Ubezpieczony (jakby na równi ze swoimi pracownikami). Na początku wydaje się to trochę skomplikowane, ale w praktyce wcale tak nie jest.

Jeśli wykonywana działalność gospodarcza jest naszym jedynym źródłem dochodów, to uzupełniamy druk ZUA. Z kolei ZZA składa się w sytuacji, gdy jesteśmy jednocześnie zatrudnieni na umowę o pracę, w której zarabiamy powyżej minimalnej pensji krajowej – gdy pensja jest niższa, to pozostajemy przy ZUA.

Druki te można składać w dowolnych oddziałach ZUS, lub przesłać do ZUS-u pocztą. Należy to uczynić po złożeniu wniosku CEIDG, ale nie później niż 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczenia (czyli daty rozpoczęcia działalności, jaką się podało we wniosku CEIDG).

Warto również zrobić sobie zapas kilku deklaracji ZUS DRA, aby później przysyłać je pocztą, bez konieczności udawania się każdorazowo do Urzędu. Należy ponadto pamiętać, aby zawsze posiadać kopie dokumentów składanych do ZUS-u (Urzędu Skarbowego również). Jeśli składa się je osobiście, to należy poprosić o potwierdzenie kopii pieczątką z aktualną datą. Jeśli wysyła się je pocztą, to należy czynić to zawsze przesyłką poleconą, a do kopii przesłanych dokumentów załączać dowód nadania.

 

Biuro księgowe

W formularzu CEIDG należy wskazać, kto będzie prowadził dokumentację finansową firmy. Jeśli nie wiemy jeszcze w momencie wypełniania wniosku, z jakim biurem księgowym będziemy współpracować, to wybieramy opcję samodzielnego prowadzenia dokumentacji, a później nasz wpis aktualizujemy (podając dane biura księgowego).

Można rozliczać się z US jeśli chodzi o VAT i PIT w okresie miesięcznym lub kwartalnym. Rozliczanie w okresie kwartalnym jest tańsze pod względem obsługi księgowej.

Zamiast rozliczać się samodzielnie warto zatrudnić profesjonalistę, gdyż jego usługi z pewnością warte będą swojej ceny. Mimo dużej konkurencji usługi biur księgowych nie należą do najtańszych, warto więc zrobić dobre rozeznanie wśród lokalnych biur. Można też korzystać z rozwiązania, które jest pewne, a do tego może być nawet kilku krotnie tańsze. Jest nim księgowość internetowa. Przykładem jest np. jeden z dwóch portali tego rodzaju: wFirma lub iFirma. Oprócz swojej podstawowej funkcji portale te są jednocześnie programem do fakturowania, prowadzenia magazynu i wielu innych rzeczy.

 

Pieczątka

Wprawdzie nie istnieje żaden prawny wymóg wyrobienia pieczęci firmowej, to jednak jej posiadanie często okazuje się przydatne, a że jej uzyskanie nie stanowi wielkiego trudu, to należy się o taką pieczęć postarać

Na większości urzędowych druków i deklaracji znajduje się pole na pieczątkę, lecz jej użycie nie jest obowiązkowe. Można jej używać przy fakturach i na umowach handlowych, lecz również nie trzeba. Najbardziej rygorystyczne pod tym względem okazują się banki.

Dane, które umieszcza się na takiej pieczęci:

  • pełna nazwa firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy)
  • adres siedziby
  • może być telefon, faks, e-mail
  • REGON
  • NIP

 

Konto bankowe

Wybierając bank, który poprowadzi konto naszej firmy, należy zwrócić uwagę na takie szczegóły jak:

  • wysokości opłat za: prowadzenie rachunku, przelewy, wpłaty i wypłaty gotówkowe
  • odpłatność lub jej brak za otrzymanie i prowadzenie karty do rachunku
  • lokalizacja najbliższych oddziałów i bankomatów/wpłatomatów.

Po założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy oraz ZUS wypełniając wniosek aktualizacyjny CEIDG.

 

Państwowa inspekcja pracy

Każdy, kto zdecyduje się zatrudnić pracowników musi powiadomić pisemnie właściwego inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy i właściwego Państwowego Inspektora Sanitarnego o rodzaju, miejscu i zakresie prowadzonej działalności oraz liczbie zatrudnionych pracowników. Ma na to 30 dni od momentu ich zatrudnienia.

powrót do spisu treści >>


 

3. Jak pozyskać dofinansowanie (UP / EU / pożyczka)?

Aby uzyskać wsparcie finansowe na otwarcie własnej firmy, można postarać się o dofinansowanie ze środków unijnych, pożyczkę lub znaleźć wsparcie tzw. “Anioła biznesu”. Jak to zrobić? Od czego zacząć? Jaką formę dofinansowania wybrać?

 

Dotacja dla młodych

Program "Wiedza edukacja rozwój" adresowany jest do osób w wieku do 30 lat, które aktualnie:

  • nie pracują (nie trzeba być zarejestrowanym w urzędzie pracy);
  • nie kształcą się (nie chodzą do szkoły);
  • nie szkolą się (nie uczestniczą w pozaszkolnych zajęciach, których celem jest uzyskanie, uzupełnienie lub doskonalenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych potrzebnych do wykonywania pracy).

Wsparcie w ramach programu obejmuje:

  • dotację na założenie własnej firmy w maksymalnej wysokości sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia w Polsce, czyli obecnie ok. 23 tys. zł;
  • doradztwo i szkolenia w zakresie prowadzenia działalności na własny rachunek;
  • wsparcie pomostowe, czyli środki na stałe, bieżące wydatki w pierwszym okresie działania firmy.

Pieniędzmi programu mają zarządzać urzędy pracy lub organizacje pozarządowe. O szczegółowe warunki i terminy należy pytać w urzędzie pracy.

 

Przedsiębiorcy 30 plus

Do osób powyżej 30. roku życia kierowane są dotacje i pożyczki w ramach regionalnych programów operacyjnych realizowanych w każdym województwie.

O dotację (bezzwrotną) mogą wystąpić tylko osoby bez pracy należące do grup najbardziej zagrożonych bezrobociem, np. niepełnosprawni, bez kwalifikacji zawodowych, długotrwale bezrobotni, kobiety i mężczyźni powyżej 50 roku życia.

Pozostałe osoby mogą ubiegać się o preferencyjne pożyczki na założenie własnej działalności oraz o skierowanie na kursy z podstaw przedsiębiorczości.

Szczegółowe zasady przyznania dofinansowań różnią się w zależności od województwa (O fundusze można starać się tylko w województwie, w którym mieszkamy i chcemy założyć, a następnie prowadzić firmę). Różne są kwoty, terminy i terminy uzyskania funduszy, dlatego najlepiej skontaktować się z właściwym dla miejsca zamieszczania urzędem marszałkowskim bądź punktem informacyjnym funduszy europejskich. Dane kontaktowe można znaleźć na: www.funduszeeuropejskie.gov.pl.

 

Pierwszy biznes

Kolejnym źródłem finansowego wsparcia są pożyczki “Pierwszy biznes – Wsparcie na starcie” – na rozpoczęcie działalności gospodarczej lub na utworzenie miejsca pracy. Program jest finansowany z krajowych źródeł i koordynowany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, a funduszami (za pomocą pośredników całym kraju) dysponuje Bank Gospodarstwa Krajowego.

Pożyczka na rozpoczęcie działalności gospodarczej przysługuje:

  • niepracującym studentom ostatniego roku studiów wyższych;
  • absolwentom szkoły wyższej do czterech lat od ukończenia studiów;
  • bezrobotnym zarejestrowanym w urzędzie pracy.

Warunki pożyczki to:

  • kwota: maksymalnie 20-krotność przeciętnego wynagrodzenia (aktualnie - ponad 80 tys. zł);
  • oprocentowanie: obecnie 0,44 proc. w skali roku (wysokość oprocentowania to 1/4 stopy redyskonta weksli NBP);
  • okres spłaty: do 7 lat;
  • karencja w spłacie kapitału: do 1 roku;
  • zabezpieczenie spłaty: weksel własny pożyczkobiorcy oraz poręczenie osoby fizycznej.

 

Pożyczka na utworzenie miejsca pracy przysługuje:

  • osobom, które skorzystały z pożyczki na rozpoczęcie działalności gospodarczej;
  • innym przedsiębiorcom;
  • niepublicznym przedszkolom, szkołom, żłobkom i klubom dziecięcym;
  • gospodarstwom rolnym i podmiotom prowadzącym dział specjalny produkcji rolnej (które w ciągu ostatnich sześciu miesięcy zatrudniały co najmniej 1 pracownika).

 

Warunki:

  • kwota pożyczki: maksymalnie sześciokrotność przeciętnego wynagrodzenia (aktualnie - ok. 23 tys. zł);
  • oprocentowanie: 0,44 proc. w skali roku (wysokość oprocentowania to 1/4 stopy redyskonta weksli NBP);
  • okres spłaty: do 3 lat;
  • zabezpieczenie spłaty: weksel własny pożyczkobiorcy oraz poręczenie osoby fizycznej.

Więcej informacji: www.wsparciewstarcie.bgk.pl.

powrót do spisu treści >>


 

4. Zatrudnienie pracownika

Umowy terminowe

Rodzaje umów terminowych zostały określone w art. 25 Kodeksu pracy. Ich istotą jest zawieranie na z góry określony czas. Do umów terminowych zalicza się

  • umowę na okres próbny,
  • umowę na czas określony
  • oraz umowę na czas wykonania określonej pracy.
    Dodatkowo odmianą umowy na czas określony jest umowa zawarta na czas zastępstwa nieobecnego pracownika.

Pracownikom zatrudnionym na podstawie umów terminowych przysługuje prawo do płatnego urlopu, oraz zasadniczo gwarancja ośmiogodzinnego dnia i przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym. Pracodawca zawsze musi zgłaszać tych pracowników do ZUS, opłacać ich składki na ubezpieczenia społeczne i zapewnić wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie.

 

Umowy cywilnoprawne

Ze względu na niskie koszty zatrudnienia oraz ubezpieczenia społecznego, atrakcyjnym dla pracodawcy rozwiązaniem jest korzystanie z pozapracowniczych form zatrudnienia, takich jak umowy cywilnoprawne.

Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia i umowy agencyjnej, od dnia rozpoczęcia wykonywania tych umów, podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu oraz wypadkowemu (gdy miejscem wykonywania pracy jest siedziba lub miejsce prowadzenia działalności przez zleceniodawcę). Osoba, która wykonuje pracę wyłącznie na podstawie umowy o dzieło, nie podlega z tego tytułu żadnym ubezpieczeniom społecznym.

Paca w oparciu o umowy cywilnoprawne nie jest zaliczana do stażu pracy. Zleceniobiorca nie uzyskuje też ustawowych uprawnień do płatnego urlopu, zwolnienia, nie obowiązuje też okres wypowiedzenia i odprawa. Sprawdźmy bilans zysków i strat w zależności od wybranej formy umowy:

  • Umowa zlecenie:
    • Jest odprowadzana składka ZUS
    • Jest odprowadzana składka na ubezpieczenie zdrowotne
    • Możliwość skorzystania z 20% lub 50% kosztów uzyskania przychodu
    • Możliwość uzyskania prawa do zasiłku dla bezrobotnych
  • Umowa o dzieło
    • Brak składki ZUS
    • Brak składki na ubezpieczenie zdrowotne
    • Możliwość skorzystania z 20% lub 50% kosztów uzyskania przychodu
    • Brak możliwości uzyskania prawa do zasiłku dla bezrobotnych

 

Nowocześnie: telepraca, dzielenie pracy i stanowiska

Jedno stanowisko i dwóch pracowników? Praca z innego kontynentu? To, co jeszcze niedawno było trudne do wyobrażenia dziś staje się rzeczywistością. Coraz popularniejsza jest tzw. telepraca. Dzięki nowoczesnym technologiom nie ma znaczenia, czy pracownik znajduje się w siedzibie firmy w Londynie, w jej warszawskim biurze czy w swoim domu na czeskiej prowincji. Zdalna współpraca to znakomite rozwiązanie dla osób z branży IT, a także dla tłumaczy, grafików czy dziennikarzy, być może również dla architektów. Telepraca może być główną formą działalności lub obejmować np. wybrane dni w tygodniu. Podobnie jak pracownicy stacjonarni pracownik zdalny może pracować w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin i w oparciu o różne formy umów.

 

Świadczenie usług przez samozatrudnionego

Współpraca z osobą posiadającą własną dzialalność nie wiąże się z żadnymi koszami dla zleceniodawcy i przerzuca ryzyko biznesowe na stronę usługodawcy. Ponieważ głównym celem umowy o świadczenie usług jest wykonanie przez przyjmującego zlecenie określonej czynności lub załatwienie określonej sprawy, zaproponowanie tej formy zatrudnienia pracownikowi pozwala pracodawcy przesunąć na niego ryzyko finansowe, które dotychczas obciążało pracodawcę.

Istnieje możliwość negocjowania zasad współpracy z kontrahentem. Negocjacje te mogą dotyczyć takich kwestii jak: ustalenie obowiązującego okresu wypowiedzenia, który może być nawet dłuższy niż przy klasycznej umowie o pracę, wypłacanie dodatkowego wynagrodzenia za brak płatnego urlopu czy wypłacanie dodatkowych profitów wynikających z braku zatrudnienia etatowego.

powrót do spisu treści >>


 

5. Jak zorganizować pracę w biurze?

Powiedzmy sobie szczerze: dobra organizacja pracy w biurze wpływa na zarządzanie czasem. Zorganizowane osoby potrafią go efektywniej wykorzystać i pod koniec dnia wiedzą, że plan jaki miały do wykonania, został zrealizowany. W przeciwnym razie biuro staje się terenem walki, w której najmniejszy błąd może nas jak i firmę sporo kosztować. Nie dość, że prowadzone działania nie przynoszą efektów, to jeszcze wysiłek i energia jakie w nie wkładamy, kosztuje nas sporo nerwów i wpływa na pracę innych.

Plan zadań

Chcąc uniknąć pracy w bałaganie, szukania dokumentów, które gdzieś się zawieruszyły i robieniu kilku rzeczy jednocześnie, warto wprowadzić kilka zasad i konsekwentnie się ich trzymać. Na początek dobrze jest ułożyć plan – krótki, zawierający takie informacje jak: spis zadań, orientacyjny czas potrzebny do ich wykonania (i jego rezerwy na nieprzewidziane okoliczności) oraz listę priorytetów.

Warto zaglądać do niego nawet kilka razy w ciągu dnia, albo przed wyjściem z biura zrobić podsumowanie i ustalić, co udało nam się z niego dokonać. Pomocą służyć może też kalendarz lub – idąc z duchem czasu – systemy CRM, które łączą cechy terminarza, książki telefonicznej i opcji „przypominania” np. o planowanych spotkaniach, telefonach do wykonania etc.

 

Porządek na biurku

Mając porządek w głowie, przyda się też mieć go na biurku. Są osoby, które w twórczym nieładzie potrafią się świetnie odnaleźć i dopiero, gdy mają porządek niczego nie mogą znaleźć na czas. Biurko to jednak nie tylko mebel ale i wizytówka osoby, która przy nim pracuje. Nadmiar przedmiotów, papierów może ponadto dekoncentrować. Im więcej wolnej przestrzeni, tym lepiej.

Dokumenty, te najbardziej potrzebne, najlepiej przechowywać w segregatorach lub szufladach, które są pod ręką. Wszystkie inne warto schować do specjalnie do tego przeznaczonej szafki.

 

Efektywna Komunikacja

Efektywnej pracy sprzyja też dobra komunikacja między pracownikami różnego szczebla. Osoba, która wie, co należy do jej obowiązków, jak ma je wykonywać i jakich narzędzi użyć, będzie działała szybko i sprawnie. Pozwoli to zaoszczędzić czas na niepotrzebne tłumaczenia i rozwiązywanie problemów, wynikających z niewiedzy.

Odkładanie tego, co ma się zrobić dziś na jutro powoduje, że nagle pod koniec tygodnia do załatwienia jest tyle spraw, że nie wiadomo od której zacząć. I zamiast myśleć o weekendzie, dopada nas stres, że nie zdążymy wszystkiego zrobić na czas. Działając w pośpiechu ryzykujemy też gorszą jakość naszej pracy i błędy. Choć systematyczność dla wielu nie jest mocną stroną, warto się dyscyplinować i przestrzegać terminów wykonania zadań.

powrót do spisu treści >>


 

Jak zarządzać projektem? (strategia, metodologia)

Zarządzanie projektem to zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów w skończonym czasie; pojęcie to zawiera w sobie m.in. planowanie, harmonogramowanie, budżetowanie, realizację i kontrolę zadań potrzebnych do osiągnięcia celów projektów. W związku ze specyfiką zawodu architekta, który z założenia opiera się na tworzeniu projektów, warto zapoznać się z uniwersalnymi zasadami organizacji i zarządzania oraz podstawowymi metodologiami tych dziedzin.

Znajomość technik zarządzania projektem może bowiem pomóc w koordynacji skomplikowanego procesu przekształcania tzw. programu w istniejący budynek; tym bardziej, że w praktyce architektonicznej okazać się może, że czynności nie związane bezpośrednio z projektowaniem jako procesem twórczym mogą zajmować ponad 90% czasu pracy! Warto zatem podejmować próby automatyzacji i optymalizacji wszystkich powtarzalnych procesów, aby odzyskany czas poświęcić w większej mierze na pracę twórczą.

W branży architektonicznej funkcjonuje wiele różnej wielkości firm, których praca może zostać zorganizowana z wykorzystaniem wielu różnych metod zarządzania. Modele te łączą pewne podstawowe podobieństwa, które znajdą praktyczne zastosowanie w każdym biurze projektowym, jak i większe różnice, które bardziej szczegółowo zostały omówione np. w pracy doktorskiej mgr. inż. arch. Marka Kamińskiego „Organizacja i zarządzanie projektem architektonicznym w procesie inwestycyjnym a jakość architektury”.

Zasady zarządzania projektem – ujęcie procesowe (na bazie pracy zbiorowej pod red. Marii Romanowskiej, Podstawy organizacji i zarządzania. Wydawnictwo Difin, Warszawa 2001, s. 237)

Faza inicjacji projektu

  • powołanie kierownika projektu
  • ustalenie priorytetów (który projekt)
  • wyznaczenie celu i zakresu projektu
  • określenie ryzyka i ograniczeń (warunki brzegowe)
  • budowa zespołu

Faza planowania

  • planowanie struktury zadaniowej projektu, rozbicie celu głównego na cele cząstkowe
  • badanie związków przyczynowo-skutkowych (czynności, zdarzenia)
  • określenie punktów kontrolnych
  • planowanie struktury czasowej
  • harmonogram projektu (uwzględnienie ryzyka)
  • planowanie struktury budżetowej
  • dobór wykonawców
  • dobór środków materialnych i niematerialnych
  • plan projektu
  • podstawa do rozpoczęcia realizacji

Faza realizacji

  • inauguracja projektu
  • aktywacja planu
  • stworzenie bazowej struktury organizacyjnej
  • opracowanie procedur operacyjnych
  • opracowanie procedur informacyjno-decyzyjnych
  • czynniki zapewniające powodzenie: komunikacja, kooperacja, koordynacja

Faza kontroli

  • kontrola terminowości i płynności realizacji projektu
  • kontrola wykorzystania zasobów
  • kontrola jakości rezultatów

Faza zakończenia

  • uzyskanie akceptacji klienta
  • sfinalizowanie zobowiązań umownych
  • przekazanie przedmiotu projektu
  • dekompozycja zespołu i sprzętu (nowy projekt)
  • ostateczne rozliczenie
  • raport końcowy

Przedstawione powyżej ujęcie procesowe jest jednym z podejść tzw. modelu kaskadowego (ang. waterfall model) polegającego na wykonywaniu podstawowych czynności jako odrębnych faz projektowych w porządku jeden po drugim (gdzie każda czynność to kolejny schodek – kaskada).

Odpowiedzią na model kaskadowy, stosowaną obecnie głównie przy tworzeniu oprogramowania, są tzw. metodologie zwinne (ang. agile). Większość z nich ciężko przenieść na grunt procesu inwestycyjnego, ale warto czasem skorzystać choćby z najprostszych rozwiązań jak tablica Kanban

powrót do spisu treści >>


 

Ocena czasu trwania projektu

Szacowanie czasu trwania projektu to zadanie, które najlepiej przychodzi wraz z doświadczeniem. Można jednak wyróżnić kilka podstawowych metod, które pomogą osobom początkującym.

Podobieństwo do innych projektów

Na początek dobrze zebrać informacje na temat czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań i poradzić się innych osób ze swojego otoczenia; na pewno bowiem nie jesteś pierwszą osobą wykonującą np. projekt domku jednorodzinnego ;-) Po zgromadzeniu odpowiedniej ilości danych oraz biorąc pod uwagę pewne różnice wynikające chociażby z wielkości inwestycji, możesz określić (przynajmniej w przybliżeniu), ile czasu będziesz potrzebować na wykonanie całego projektu. Jest to również bardzo użyteczna metoda do oceny projektów podobnych i często się powtarzających.

Dane „historyczne”

Ta metoda pod pewnymi względami jest bardzo podobna do poprzedniej, jednak doświadczenie i pamięć znajomych powinieneś tu zastąpić konkretnymi zapisanymi danymi z wcześniej ukończonych zadań – takie „twarde dane” świetnie nadają się do przetwarzania matematycznego, np. w formie (zapożyczonych ze stosowanych w informatyce metodologii Agile) wykresów typu burn down

Porada eksperta

Najłatwiej zdać się na pomoc eksperta czyli np. doświadczonego architekta z Twojego otoczenia. To opcja najbardziej niezawodna, o ile oczywiście nasz ekspert okaże się ekspertem z prawdziwego zdarzenia. Jeśli dopisze Ci szczęście, to masz szansę na przeprowadzenie estymatów szybko i sprawnie, a do tego precyzyjnie.

Wycena

Szacowanie kosztów może okazać się jeszcze bardziej skomplikowane. W dziale Wycena pracy umieszczony został program do pomocy przy szacowaniu kosztów opracowań projektowych o nazwie „Asystent Architekta" oraz zestaw przydatnych materiałów:

powrót do spisu treści >>


 

Jak utrzymać klienta

W marketingu wszelkie strategie służące utrzymaniu klientów nazywane są dumnie „marketingiem retencyjnym”. Warto zapoznać się z najczęściej stosowanymi metodami.

Oczywiście najbardziej sprawdzoną metodą na utrzymanie klienta jest… dostarczenie projektu jak najwyższej jakości oraz dbanie o dobrą relację w trakcie jego trwania. Zadowolony klient to klient powracający (a także polecający nas swoim znajomym!), dlatego radzimy nie ignorować tej (oczywistej poniekąd) zasady.

Co jednak możemy też zrobić od siebie?

Najpopularniejszym sposobem może okazać się „przypominanie” o sobie w trakcie okazji takich jak Święta Bożego Narodzenia, Nowy Rok czy chociażby rocznica powstania firmy. Pomysłowa kartka, wykonana ręcznie (pokazująca np. nasze nowe szkice), przedstawiająca naszą nową realizację lub dowolną impresję na temat architektury to z jednej strony piękny zwyczaj, a z drugiej strony świetny sposób na dyskretne przypomnienie o swoim istnieniu.

W XXI wieku oczywiście warto ten zwyczaj realizować również w formie elektronicznej – nawet grupowych e-maili wysyłanych do całej listy klientów (pamiętajmy jednak o dodawaniu ich adresów w kopii ukrytej!).

Dobrym pomysłem może okazać się również stworzenie regularnego newslettera (rozsyłanego drogą e-mailową) pokazującego nasze najnowsze realizacje, projekty w toku czy ciekawostki architektoniczne. Dla klienta takie informacje mogą okazać się ciekawe i przydatne, a przede wszystkim sprawić, że w razie potrzeby projektowej będziesz pierwszą osobą, która przyjdzie mu do głowy.

Więcej ciekawych sposobów można znaleźć pod poniższymi linkami: